Single-org of Multi-org? Dat is de vraag!

Als architect word ik altijd enthousiast als deze vraag wordt gesteld. Vaak denken mensen dat deze vraag alleen relevant is voor internationale ondernemingen die een wereldwijde uitrol nodig hebben, om mensen over de hele wereld te ondersteunen die met één Salesforce.com-oplossing werken.

Maar ook bij kleinere organisaties kan deze vraag in meerdere situaties relevant zijn. Een klant die om verschillende redenen meerdere orgs heeft (afdelingen met eigen orgs, acquisitie, verschillende merken), kan bijvoorbeeld baat hebben bij migratie naar een oplossing voor één org. Terwijl een klant die slechts één sterk aangepaste org heeft, bedoeld voor een specifieke afdeling, baat kan hebben bij het implementeren van meerdere orgs, omdat het complexer kan zijn om zijn aangepaste org uit te rollen naar de hele organisatie.

Helaas (of gelukkig voor ons architecten) kan deze vraag niet worden beantwoord met een eenvoudig “single of multi-org” antwoord en is het antwoord sterk afhankelijk van de vereisten en de klant zelf. Wij als architecten kunnen jou als opdrachtgever helpen door de situatie te onderzoeken aan de hand van de volgende vragen.

• Wat is de (ondernemings)architectuur en beheerstructuur?
• Wat is de organisatiestructuur?
• Wat zijn de vereisten voor gegevensopslag?
• Wat zijn de (zakelijke) rapportageverplichtingen?
• Hoe ondersteunen we een 360-klantbeeld?
• Dwingen de ‘governor limits’ van Salesforce ons om voor een multi-org-strategie te gaan?

Wat is de (ondernemings)architectuur en beheerstructuur?

Zeker voor grote ondernemingen kost deze vraag meestal nogal wat moeite en tijd om goed te beantwoorden. Om een single-org strategie te introduceren, is het cruciaal dat het omringende ondernemingslandschap gestandaardiseerd en centraal beheerd wordt. Voor bepaalde typen interfaces, zoals datawarehouses en e-mail, is het een “nice to have” om één centrale Salesforce-org te hebben. Voor andere soorten interfaces is het een sterke must-have. Denk aan naadloos inloggen via Single Sign-On of het implementeren van een centrale chatteroplossing.

Wat is de organisatiestructuur?

Een ander belangrijk onderwerp om je te helpen bepalen of je een strategie voor één of meerdere orgs moet gebruiken, is de organisatiestructuur. Hoe zijn de afdelingen binnen de organisatie gestructureerd en welke bedrijfsprocessen worden gedeeld tussen afdelingen? Een single-org strategie kan voordelig zijn door gegevenstoegang en zichtbaarheid binnen de hele organisatie te bieden. In een afdelingsgestuurde organisatie wordt dit in eerste instantie niet altijd als een voordeel gezien, mensen hebben de neiging om in silo’s te werken en staan ​​niet altijd te springen om data te delen… Maar denk eens aan het volgende scenario: als Sales Manager had je vorig jaar een goede verkoop en was je van plan om de klant te bezoeken. Zou het niet geweldig zijn om te weten dat de klant – door marketing – wordt uitgenodigd voor een sociaal evenement; of om te weten dat er een klacht is die via de serviceafdeling wordt afgehandeld? Het hebben van een single-org strategie en gedeelde processen geeft jouw organisatie de kracht om te delen, wat resulteert in een grotere effectiviteit door minder tijd te besteden aan bijvoorbeeld interne e-mailcommunicatie.

Een ander voorbeeld waarbij een single-org strategie nuttig kan zijn, is het verkorten van de time-to-market voor het implementeren van bedrijfsprocessen. Deze strategie stelt jou in staat om bedrijfsprocessen te harmoniseren en te hergebruiken. Je hoeft niet steeds opnieuw te beginnen, waardoor je snel kan leveren. Om volledig te profiteren van de single-org strategie, is het essentieel om te beschikken over centraal beheer en stakeholdermanagement om bedrijfsprocessen en -vereisten te stroomlijnen.

Wat zijn de vereisten voor gegevensopslag?

Zoals hierboven beschreven, kan een single-org strategie heel gunstig zijn voor jouw bedrijf bij het overwegen van vereisten voor gegevensopslag. Salesforce biedt een breed scala aan technieken, zoals rollenhiërarchie, machtigingen, territoriumbeheer en zelfs aangepast delen via apex. Met deze technieken kun je als architect tot een goed ontwerp komen dat ervoor zorgt dat gebruikers alleen de juiste data te zien krijgen (en niets meer).

In bepaalde situaties zijn echter reguliere of complianceregels van toepassing, waardoor de architect gedwongen wordt een multi-org strategie te adviseren (bijvoorbeeld wanneer gegevens in bepaalde landen of regio’s moeten worden opgeslagen). Een andere oplossing voor deze scenario’s is het toepassen van een multi-instance-strategie, die zijn eigen voor- en nadelen heeft. Laat het me weten als je meer wilt weten over deze specifieke strategie, ik vertel je er graag meer over.

Wat zijn de (zakelijke) rapportageverplichtingen?

Het is belangrijk om de rapportageverplichtingen te onderzoeken. De doelen van een organisatie kunnen zijn om organisatiebrede rapportagefaciliteiten en inzicht in bedrijfsprocessen te hebben. Vaak zal het hebben van meerdere orgs zonder geharmoniseerde bedrijfsprocessen en differentiërende datamodellen leiden tot een gemengd en onduidelijk beeld van de data. In een single-org oplossing worden afdelingen aangemoedigd om hun bedrijfsprocessen te harmoniseren en binnen de grenzen te opereren. Dit biedt een helder zicht op de data en biedt organisatiebrede rapportagemogelijkheden.

Moet ik een single-org strategie kiezen om een 360-graden klantbeeld te ondersteunen?

 “Ik heb een 360-view nodig; Ik heb één org nodig!” is een quote die ik vaak hoor. Als er meer in detail wordt gevraagd, worden de meeste gegevens voor de 360-weergave buiten het Salesforce.com platform opgeslagen. Deze gegevens kunnen perfect worden geïntegreerd met behulp van moderne technieken zoals OData, integratiesoftware van derden (bijv. MuleSoft, Stich, Informatica) of zelfs beheerde pakketten die kunnen worden gekocht in de AppExchange. Hoewel een single-org-strategie inderdaad voordelen heeft bij het ondersteunen van een 360-view, mag dit naar mijn mening nooit het winnende argument zijn om voor een single-org-strategie te kiezen.

Dwingen de ‘governor limits’ van Salesforce ons om voor een multi-org-strategie te gaan?

Dit is een van de meest complexe vragen die beantwoord moeten worden. Hoewel de functies en limieten van het platform in elke release worden verruimd, heeft het nog steeds limieten. Om deze vraag te beantwoorden, moet je diepgaand onderzoek doen naar alle bedrijfsprocessen. Let vooral op die rond de standaard Salesforce-objecten: Accounts, Opportunity, Cases en Contracts. Deze objecten worden gedeeld door een grote groep gebruikers, wat vaak resulteert in veel configuraties en aanpassingen. Dit kan er weer toe leiden dat limieten worden bereikt.

De bovenstaande onderwerpen zijn een klein deel van het onderzoek om de grote vraag te beantwoorden: een single-org of multi-org strategie? Enkele andere interessante onderwerpen om over na te denken zijn:

• Wie betaalt de rekening, zowel voor licenties als voor wereldwijde architectuur?
• In een strategie voor één organisatie wordt testen steeds belangrijker. Is jouw organisatie in staat om wereldwijd (regressie) testen te ondersteunen om productieproblemen te voorkomen?
• Wie vertrouw je om toezicht te houden op de algehele architectuur in een oplossing voor één organisatie?

Laatste woorden

Dus welke strategie moet je kiezen: single-org of multi-org? Zoals je waarschijnlijk begrijpt na het lezen van dit artikel, is er geen eenvoudig antwoord op deze vraag. Ik hoop dat dit artikel je inzichten heeft gegeven om de vraag aan te pakken en je helpt een fundamenteel gefundeerde beslissing te nemen. Geniet van de reis! En als je iemand nodig hebt om je te begeleiden bij je beslissing, laat het me weten!

Over de auteur

Jan-Dirk Schreurs, Salesforce Technical Architect werkzaam bij Brite met meer dan 10 jaar ervaring in het implementeren van Salesforce.com voor grote en middelgrote bedrijven.
Je kunt hem bereiken via e-mail: jandirk.schreurs@wearebrite.nl of https://www.linkedin.com/in/jandirkschreurs/